Chaque fin d'année, la même question revient dans les PME : faut-il faire des entretiens annuels, comment les mener, et avec quelle trame ? Depuis l'arrêt rendu par la Cour de cassation le 15 octobre 2025, une seconde question s'impose : vos critères d'évaluation sont-ils licites ? Une grille qui note l'« optimisme » ou l'« honnêteté » des salariés vient d'être interdite d'utilisation.
Ce guide fait le point sur ce que la loi exige vraiment pour la campagne 2026-2027, ce que la CNIL autorise dans vos comptes rendus, et vous propose une trame d'entretien annuel prête à l'emploi. Toutes les références citées sont officielles (Code du travail, Cour de cassation, CNIL, service-public) et listées en fin d'article.
En bref : l'entretien annuel d'évaluation en 6 points
- Facultatif en droit du travail, sauf convention collective, accord ou usage. S'il existe, il concerne tous les salariés.
- Information préalable des salariés sur les méthodes (art. L1222-3), et consultation du CSE à partir de 50 salariés (art. L2312-38).
- Des critères précis, objectifs et liés au travail ; les appréciations vagues ou moralisatrices (« optimisme », « bon sens ») sont à proscrire (Cass. soc. 15 oct. 2025).
- Résultats confidentiels, accessibles au salarié, conservés pendant la relation de travail, puis uniquement en archivage restreint et justifié (CNIL).
- Ne remplace jamais l'entretien de parcours professionnel, qui lui est obligatoire.
- Le salarié ne peut pas refuser l'entretien, mais peut refuser de signer et contester aux prud'hommes.
L'entretien annuel est-il obligatoire ?
Non. Aucun article du Code du travail n'impose à l'employeur d'organiser un entretien annuel d'évaluation. C'est une décision de gestion, qui relève de son pouvoir de direction. La fiche officielle de service-public le confirme : l'employeur peut mettre en place des entretiens d'évaluation, à la périodicité de son choix (annuelle en général, parfois semestrielle).
Trois situations le rendent toutefois obligatoire :
- Votre convention collective le prévoit. Dans ce cas, elle en fixe souvent la périodicité, le contenu et les modalités d'information des salariés, que vous devez respecter. Vérifiez le texte applicable à votre entreprise.
- Un accord d'entreprise ou le règlement intérieur l'instaure.
- Un usage : si vous organisez des entretiens annuels depuis plusieurs années, de façon constante et générale, les salariés peuvent en revendiquer le maintien.
Et une règle d'égalité : dès que le dispositif existe, tous les salariés doivent en bénéficier. Évaluer certains collaborateurs et pas d'autres, sans justification objective, expose à un reproche de traitement inégal.
Entretien annuel, entretien professionnel, entretien de parcours : ne pas confondre
C'est la confusion la plus fréquente, et la plus coûteuse. L'entretien annuel d'évaluation juge le travail accompli. L'entretien professionnel, rebaptisé entretien de parcours professionnel par la loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025 (applicable depuis le 26 octobre 2025, avec une période transitoire jusqu'au 1er octobre 2026 pour les accords collectifs prévoyant une périodicité plus longue), porte sur l'avenir du salarié : évolution, qualifications, formation. Il est obligatoire, et il lui est interdit de porter sur l'évaluation du travail.
| Critère | Entretien annuel d'évaluation | Entretien de parcours professionnel |
|---|---|---|
| Objet | Travail accompli, résultats, objectifs | Perspectives d'évolution, formation, qualifications |
| Obligation légale | Non (sauf convention collective, accord, usage) | Oui (Code du travail, art. L6315-1) |
| Évaluation du travail | C'est son objet | Interdite |
| Compte rendu | Recommandé, confidentiel | Obligatoire, copie remise au salarié |
| Cadre juridique | Art. L1222-2 à L1222-4, L2312-38 ; jurisprudence ; CNIL | Art. L6315-1 et suivants |
Les deux entretiens peuvent avoir lieu le même jour, à condition de rester strictement distincts : deux temps identifiés, deux comptes rendus. Pour le détail des obligations du second, consultez nos guides sur l'entretien de parcours professionnel.
Les 5 règles légales à respecter
Facultatif ne veut pas dire libre. Dès qu'un dispositif d'évaluation existe, cinq règles du Code du travail s'appliquent. Les voici avec le texte exact.
Règle 1 — Ne demander que ce qui sert à évaluer les aptitudes professionnelles
Concrètement : pas de question sur la vie privée, la situation familiale, les projets personnels, la santé ou les opinions. Le salarié doit répondre de bonne foi aux questions légitimes, et seulement à celles-là.
Règle 2 — Informer les salariés avant, et garder les résultats confidentiels
Trois obligations dans un seul article : informer avant (grille, échelle de notation, critères, usage des résultats), garder confidentiel (seuls le salarié, son manager et les personnes habilitées des RH y accèdent), et utiliser des méthodes pertinentes, ce qui est le cœur de l'arrêt de 2025 détaillé plus bas. L'information peut être individuelle ou collective (affichage, intranet, note de service), mais elle doit précéder la campagne.
Règle 3 — Aucune collecte par un dispositif non déclaré au salarié
Cela vise les outils : logiciel d'évaluation, questionnaire en ligne, retours à 360°, indicateurs automatisés. Chacun doit avoir été annoncé.
Règle 4 — Consulter le CSE
Voir la section dédiée au CSE ci-dessous.
Règle 5 — Aucun critère discriminatoire
L'article L1132-1 énumère les motifs de discrimination interdits : origine, sexe, âge, situation de famille, grossesse, apparence physique, état de santé, handicap, opinions politiques, activités syndicales, convictions religieuses, lieu de résidence, capacité à s'exprimer dans une autre langue que le français, etc. Une évaluation qui s'appuie, même indirectement, sur l'un d'eux est nulle, et toute mesure prise sur son fondement avec elle.
Critères licites et illicites : la leçon de l'arrêt du 15 octobre 2025
Le 15 octobre 2025, la chambre sociale de la Cour de cassation a rendu un arrêt publié au Bulletin (n° 22-20.716) qui fixe la règle pour toutes les entreprises. Une société laitière avait déployé un dispositif d'évaluation accordant une large place aux « compétences comportementales », avec des sous-critères comme l'optimisme, l'honnêteté ou le bon sens, rangés sous des intitulés tels que « engagement » ou « avec simplicité ».
La cour d'appel avait jugé ces notions « trop vagues et imprécises », avec « une connotation moralisatrice », et retenu qu'elles ne constituaient pas « des critères pertinents au regard de la finalité poursuivie », c'est-à-dire l'évaluation des compétences professionnelles. Elle avait déclaré la procédure illicite et interdit son utilisation. La Cour de cassation a rejeté le pourvoi de l'employeur et approuvé ce raisonnement.
Ce que l'arrêt n'interdit pas : évaluer des compétences comportementales. Ce qu'il interdit : des critères vagues, subjectifs ou moralisateurs, dont le poids dans la note n'est pas clair, et qui reviennent à juger la personnalité. L'arrêt ne dresse pas de liste de mots interdits : c'est l'ensemble du dispositif qui est apprécié. La différence se joue dans la rédaction de votre grille ; les exemples ci-dessous sont des repères, pas une liste exhaustive.
Critères à risque (traits de caractère)
- Optimisme
- Honnêteté, loyauté
- Bon sens
- Esprit positif, enthousiasme
- Humilité, simplicité
- « Savoir-être » noté globalement
Critères défendables (comportements observables)
- Respect des délais convenus sur les livrables de l'année
- Qualité de l'information transmise à l'équipe (exemples datés)
- Traitement des réclamations clients selon la procédure
- Capacité à proposer des solutions face à un problème identifié
- Respect des consignes de sécurité et des procédures
- Coopération mesurée sur des projets précis
Trois tests pour chaque critère de votre grille :
- Est-il relié à l'activité ? Un critère identique pour tous les métiers de l'entreprise doit pouvoir se justifier par un lien concret avec le travail : le respect des consignes de sécurité peut l'être partout, l'« état d'esprit positif » nulle part.
- Est-il observable ? Pouvez-vous citer une situation de l'année qui le démontre, ou son absence ?
- Est-il explicite ? Le salarié a-t-il été informé de ce que signifie chaque niveau de l'échelle, et du poids de ce critère dans la note finale ? Dans l'affaire jugée, l'absence de précision sur la part des compétences comportementales dans la notation a pesé.
Un dernier point, rappelé par service-public et la CNIL : les méthodes ne doivent pas être de nature à générer du stress. Le classement forcé des salariés (quotas de « mauvaises » notes) ou la notation publique entrent dans cette catégorie.
Quand consulter le CSE
Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, le CSE doit être informé et consulté avant la mise en place d'un dispositif d'évaluation individuelle, et avant toute modification significative : nouvelle grille, nouveaux critères, nouvel outil logiciel, passage à l'évaluation à 360°.
La Cour de cassation l'a formulé clairement dès 2010 : un « système de contrôle et d'évaluation individuels » des salariés « ne peut être instauré qu'après information et consultation » des représentants du personnel (Cass. soc. 12 juillet 2010, n° 09-66.339). Dans cette affaire, la Cour a toutefois jugé qu'un simple audit de l'organisation d'un service, sans finalité de contrôle des salariés, n'était pas soumis à cette consultation : c'est la finalité du dispositif qui compte.
Le CSE rend un avis, qui ne lie pas l'employeur. Mais passer outre la consultation constitue un trouble manifestement illicite : le juge des référés peut suspendre les entretiens jusqu'à ce qu'elle ait eu lieu. Prévoyez-la dans votre calendrier, avec un délai suffisant pour que le CSE puisse se prononcer.
En dessous de 50 salariés, il n'y a pas de consultation obligatoire, mais l'information préalable de chaque salarié (règle 2) reste due.
Données personnelles : ce que dit la CNIL
Un compte rendu d'entretien annuel est un traitement de données personnelles. La CNIL a publié une fiche dédiée, « L'évaluation annuelle des salariés : droits et obligations des employeurs », dont voici les règles pratiques.
Ce que vous pouvez enregistrer :
- la date de l'entretien et l'identité de l'évaluateur ;
- les compétences, les objectifs et les résultats ;
- les appréciations fondées sur des critères objectifs ;
- les observations du salarié et les prévisions d'évolution de carrière.
Les zones de commentaires libres sont autorisées mais encadrées : les informations doivent être objectives, adéquates et non excessives. La CNIL recommande d'empêcher les commentaires subjectifs, outranciers ou insultants, par exemple avec des listes déroulantes, un filtrage de mots-clés ou des contrôles réguliers. La règle simple : n'écrivez que ce que vous pourriez lire au salarié, car il a le droit d'y accéder, et la CNIL aussi.
Accès : le salarié, et même l'ancien salarié, peut demander l'accès à l'ensemble de ses données d'évaluation, y compris les éléments qui ont fondé une décision le concernant (promotion, augmentation, affectation).
Conservation : en principe pas au-delà de la période d'emploi. Un archivage intermédiaire est possible pendant le délai de prescription, sur un support distinct, avec un accès ponctuel et motivé réservé aux personnes habilitées.
Formalités : aucune déclaration préalable à la CNIL, mais le traitement doit figurer dans votre registre des activités de traitement, et le délégué à la protection des données, s'il existe, doit être associé. Un outil peut produire un score ou un classement : ce n'est pas en soi une décision. En revanche, une décision entièrement automatisée ayant un effet juridique ou significatif sur le salarié (prime, promotion ou sanction décidées par l'algorithme sans intervention humaine réelle) est en principe interdite par l'article 22 du RGPD, sauf exceptions strictement encadrées (consentement explicite, nécessité contractuelle ou autorisation légale). Lorsqu'une telle décision est admise, le salarié doit être informé de l'existence du traitement et de sa logique, et doit pouvoir exprimer son point de vue, contester la décision et obtenir une intervention humaine. Pour un simple score ou classement servant d'aide à la décision d'un manager, c'est l'information préalable sur la méthode (art. L1222-3) qui s'applique.
Calendrier 2026-2027 : organiser la campagne
La plupart des entreprises tiennent leurs entretiens entre novembre et février. Un calendrier réaliste pour une PME :
| Quand | Quoi | Pourquoi |
|---|---|---|
| Novembre | Relire la grille à la lumière de l'arrêt du 15 octobre 2025 ; supprimer ou reformuler les critères de personnalité ; fixer le poids de chaque rubrique. | Pertinence des critères (L1222-3) |
| Novembre | Si ≥ 50 salariés et grille nouvelle ou modifiée : information et consultation du CSE. | L2312-38 |
| Fin novembre | Note d'information à tous les salariés : méthode, critères, échelle, calendrier, usage des résultats, accès aux données. | L1222-3, L1222-4, RGPD |
| Début décembre | Formation courte des managers : poser des faits, pas des jugements ; rédiger des commentaires objectifs. | CNIL, risque contentieux |
| Décembre – janvier | Convocations individuelles écrites, avec la trame vierge pour préparation (une semaine de délai est une bonne pratique, pas une règle légale). Entretiens. | Service-public : information « suffisamment tôt » |
| Dans les jours qui suivent | Compte rendu rédigé, relu, signé, remis au salarié avec ses observations (aucun délai légal ; plus c'est rapide, plus c'est fidèle). | Confidentialité, accès |
| Février | Exploitation : décisions salariales, plan d'actions, besoins de formation transmis au volet « parcours professionnel ». | Cohérence des deux entretiens |
Trame d'entretien annuel (modèle)
Voici une trame en sept rubriques, conforme aux règles ci-dessus. Elle tient en deux pages et s'adapte à tout poste. Remettez-la vierge au salarié avec sa convocation pour qu'il la prépare.
En-tête
Entreprise · Salarié (nom, poste, service, date d'entrée) · Évaluateur (nom, fonction) · Période évaluée · Date de l'entretien · Rappel : « Cet entretien a pour seul objet l'évaluation des aptitudes professionnelles (art. L1222-2 du Code du travail). Les résultats sont confidentiels. Vous pouvez accéder à ce compte rendu et y consigner vos observations. »
| Rubrique | Contenu | Point de vigilance |
|---|---|---|
| 1. Bilan de la période écoulée | Objectifs fixés lors du dernier entretien et niveau d'atteinte (atteint / partiellement / non atteint), avec les faits et chiffres correspondants. | Partir des objectifs écrits l'an dernier. Si aucun n'avait été formalisé, le dire et ne pas évaluer « de mémoire ». |
| 2. Réalisations marquantes | Deux à quatre réalisations concrètes de l'année, décrites par le salarié puis commentées par le manager. | Le salarié parle en premier : l'entretien est un échange, pas une notification. |
| 3. Compétences mises en œuvre | Compétences techniques et comportementales évaluées sur des situations observées, avec une échelle explicite (ex. : à développer / maîtrisé / expert) et son mode de calcul. | Chaque appréciation est reliée à un fait. Pas de trait de personnalité. |
| 4. Difficultés rencontrées et moyens | Obstacles de l'année : charge, outils, organisation, formation manquante. Ce que l'entreprise peut changer. | C'est aussi un moment d'écoute sur les conditions de travail : les éléments remontés ici sont souvent les plus utiles. |
| 5. Objectifs de la période à venir | Trois à cinq objectifs précis, mesurables, datés, réalistes et liés au poste, avec les moyens associés. | Un objectif sans moyen ni indicateur n'est pas évaluable l'an prochain. |
| 6. Observations du salarié | Espace libre où le salarié exprime son avis sur l'évaluation, les objectifs et l'entretien, et peut mentionner ses souhaits d'évolution. | Bonne pratique recommandée : la CNIL cite les observations du salarié parmi les données d'un compte rendu, et il doit pouvoir y accéder. |
| 7. Signatures | Date, nom de l'évaluateur, signature du manager, signature du salarié (ou mention de son refus). | Le refus de signer ne retire rien à la validité du compte rendu. |
Souhaits d'évolution et de formation : ils peuvent être évoqués et notés dans la rubrique 6 ; la CNIL cite d'ailleurs les « prévisions d'évolution de carrière » parmi les données admises dans un compte rendu. Mais ces échanges ne remplacent pas l'entretien de parcours professionnel, qui reste obligatoire et doit avoir son propre compte rendu : reportez-y les points soulevés.
Exemple de formulation d'objectif, rubrique 5 : « Réduire le délai moyen de traitement des réclamations clients de 5 à 3 jours ouvrés d'ici le 30 juin 2027, avec la mise en place du nouvel outil de ticketing prévue en février. Indicateur : rapport mensuel du service. » Chaque élément (chiffre, date, moyen, indicateur) rendra l'évaluation de l'an prochain factuelle.
Après l'entretien : compte rendu, signature, suites
Le compte rendu. Rédigez-le rapidement, dans un style factuel, en reprenant ce qui a été dit, y compris les désaccords. Le salarié y a accès et peut en demander une copie intégrale.
La signature. Le salarié peut refuser de signer : cela ne remet pas en cause la validité du compte rendu. Mentionnez simplement « refuse de signer » et la date, et laissez-lui la possibilité de joindre ses observations. Il ne peut pas être assisté par un représentant du personnel pendant l'entretien d'évaluation.
Les suites. L'entretien peut fonder des décisions : augmentation, prime, promotion, mais aussi, à l'autre extrémité, avertissement ou licenciement pour insuffisance professionnelle. C'est précisément pour cela que sa régularité compte : un licenciement appuyé sur des entretiens dont les critères sont illicites, ou qui n'ont pas été précédés de l'information et de la consultation requises, est fragile. Le salarié peut contester son évaluation devant le conseil de prud'hommes.
La cohérence. Des entretiens annuels élogieux pendant trois ans, puis un licenciement pour insuffisance professionnelle : les juges lisent les comptes rendus. Une évaluation honnête, y compris quand elle est critique, protège les deux parties.
Les 8 erreurs qui fragilisent vos entretiens
- Noter la personnalité (« positif », « loyal », « bon sens ») au lieu de comportements observables.
- Lancer la campagne sans note d'information préalable sur la méthode et les critères.
- Oublier le CSE lors d'un changement de grille ou d'outil, à partir de 50 salariés.
- Croire que l'entretien annuel dispense de l'entretien de parcours professionnel, ou fondre les deux dans un seul compte rendu.
- Évaluer une partie des salariés seulement, ou sauter une année pour certains.
- Écrire dans les commentaires ce qu'on ne dirait pas en face : le salarié y a accès.
- Fixer des objectifs sans indicateur ni moyen, impossibles à évaluer l'année suivante.
- Conserver les comptes rendus indéfiniment, y compris pour les salariés partis.
Questions fréquentes
L'entretien annuel d'évaluation est-il obligatoire ?
Non, le Code du travail n'impose pas l'entretien annuel d'évaluation. Il peut toutefois être rendu obligatoire par votre convention collective, un accord d'entreprise ou un usage. Dès qu'un dispositif d'évaluation est mis en place, il doit respecter les articles L1222-2 à L1222-4 du Code du travail : information préalable des salariés, critères pertinents, confidentialité des résultats, et il doit bénéficier à tous les salariés.
Un salarié peut-il refuser l'entretien annuel ?
Non. Dès lors qu'il a été informé au préalable des méthodes d'évaluation, le salarié ne peut pas refuser de s'y soumettre : l'évaluation relève du pouvoir de direction de l'employeur et un refus peut être sanctionné. Il peut en revanche refuser de signer le compte rendu, sans que cela en affecte la validité, et y faire inscrire ses observations.
Quelle différence entre entretien annuel et entretien professionnel ?
L'entretien annuel évalue le travail accompli, les résultats et les objectifs ; il est facultatif. L'entretien professionnel, devenu entretien de parcours professionnel, porte sur les perspectives d'évolution et la formation ; il est obligatoire et ne doit pas porter sur l'évaluation du travail. Ils peuvent se tenir le même jour, à condition de rester distincts et de faire l'objet de deux comptes rendus.
Peut-on évaluer des compétences comportementales (soft skills) ?
Oui, à condition que les critères soient précis, objectifs et reliés à l'activité professionnelle. Dans son arrêt du 15 octobre 2025 (n° 22-20.716), la Cour de cassation a jugé illicite une grille évaluant l'« optimisme », l'« honnêteté » ou le « bon sens » : ces notions trop vagues et moralisatrices conduisent à juger la personnalité du salarié plutôt que ses compétences. Évaluez des comportements observables au travail, pas des traits de caractère.
Faut-il consulter le CSE avant de mettre en place des entretiens annuels ?
Oui, dans les entreprises d'au moins 50 salariés, le CSE doit être informé et consulté avant la mise en place ou la modification d'un dispositif d'évaluation individuelle (article L2312-38 du Code du travail). Un dispositif déployé sans cette consultation peut être suspendu en justice.
Combien de temps conserver les comptes rendus d'entretien annuel ?
Selon la CNIL, les données d'évaluation ne doivent pas être conservées au-delà de la période d'emploi du salarié. Un archivage intermédiaire, sur un support distinct à accès restreint, est possible pendant le délai de prescription en cas de contentieux. Le salarié, et même l'ancien salarié, peut demander l'accès à ses évaluations.
Que se passe-t-il si un entretien annuel est mal mené ?
Il n'existe pas d'amende spécifique, mais les risques sont réels : le dispositif peut être déclaré illicite et son utilisation interdite par le juge, les décisions qui s'appuient dessus (sanction, licenciement pour insuffisance professionnelle, refus d'augmentation) deviennent fragiles devant le conseil de prud'hommes, et des critères discriminatoires exposent à la nullité de la mesure. La CNIL peut aussi sanctionner une collecte de données excessive.
Sources et références
- Service-public — Évaluation du salarié (fiche F31854, vérifiée le 26 juin 2025)
- Code du travail, article L1222-2, article L1222-3, article L1222-4, article L2312-38, article L1132-1
- Cour de cassation, chambre sociale, 15 octobre 2025, n° 22-20.716, publié au Bulletin
- Cour de cassation, chambre sociale, 12 juillet 2010, n° 09-66.339, publié au Bulletin
- CNIL — L'évaluation annuelle des salariés : droits et obligations des employeurs
Cet article a une vocation d'information générale et ne remplace pas un conseil juridique adapté à votre situation, notamment pour l'interprétation de votre convention collective.
À retenir : l'entretien annuel n'est pas obligatoire, mais dès qu'il existe, il obéit à des règles précises : informer avant, consulter le CSE à partir de 50 salariés, évaluer des faits et des comportements observables plutôt que des traits de caractère, garder les résultats confidentiels et accessibles au salarié. Une trame simple et des critères reliés au poste suffisent à rendre vos entretiens à la fois utiles et solides.